DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN K3

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN K3

            Pendokumentasian adalah unsur utama dalam setiap manajemen untuk semua perusahaan. Pendokumentasian harus diperbaharui untuk proses dan prosedur dalam kegiatan perusahaan. Pendokumentasian juga harus jelas agar pengendaliannya dapat berjalan secara efektif. Dalam SMK3, pendokumentasian dapat mendorong serta mendukung kesadaran para pekerja agar tercapainya tujuan K3.

            Perusahaan harus mengatur dan memelihara kumpulan ringkasan pendokumentasian untuk :

a. Menyatukan secara sistematik kebijakan, tujuan dan sasaran K3;

b.Menguraikan sarana pencapaian tujuan dan sasaran K3;

c. Mendokumentasikan peranan, tanggung jawab dan prosedur;

d. Memberikan arahan mengenai dokumen yang terkait dan menguraikan unsur-unsur lain dari sistem manajemen perusahaan;

e. Menunjukkan bahwa unsur-unsur SMK3 yang sesuai untuk perusahaan telah diterapkan.

            Dokumentasi sistem manajemen K3 juga harus mencakup :
1. Kebijakan dan objektif K3
2. Uraian lingkup sistem manajemen K3
3. Uraian elemen utama dari system manajemen K3, interaksi dan refensi untuk dokumen terkait
4. Dokumen termasuk dalam rekaman yang disyaratkan OHSAS 18001
5. Dokumen termasuk dalam rekaman yang ditentukan dan di perlukan oleh organisasi untuk memastikan perencanaan yang efektif, operasi dan pengendalian proses yang berkaitan dengan manajemen resiko K3.
6. Dokumentasi hendaknya proporsional dengan tingkat kerumitan, bahaya dan risiko yang ada dan di buat seminimal mungkin untuk efektifitas dan efisiensi.

            Pendokumentasian ditujukan agar para pekerja dapat memahami keefektifan penerapan, sistem, mengkomunikasikan proses, dan persyaratan yang ada di perusahaan/organisasi tersebut. Ada beberapa jenis dokumentasi berdasarkan tingkat kedudukannya yaitu :

1.     Manual

F menggunakan proses pemetaan sebagai acuan dalam menjelaskan proses-proses.

2.     Prosedur

F menjelaskan secara detail apa yang tengah terjadi di perusahaan.

3.     Instruksi Kerja

F lebih bersifat teknis karena menjelaskan tahapan-tahapan aktivitas secara berurutan.

Jadi bisa Saya tarik kesimpulan bahwa pendokumentasian itu merupakan perencanaan kerja yang didokumentasikan tahap-tahapnya agar para pekerja dapat melakukan pekerjaan dengan baik dan sukses dalam tujuan K3 sebenarnya. Pendokumentasian ini juga dimaksudkan agar kegiatan perusahaan terintregasi dengan sistem manajemen perusahaan secara menyeluruh. Dengan adanya pedokumentasian ini hendaknya para pekerja dapat memahami dan mengerti serta menyadari apa yag ia harus perbuat untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik dan menghasilkan produk yang baik pula tanpa adanya kecelakaan serta para pekerja juga sudah tahu apa yang ada di lingkungan dimana dia bekerja.